Trotz strenger Vorschriften zur Aktenaufbewahrung agiert jedes dritte europäische Unternehmen nur wenig systematisch

Europas mittelgroße Unternehmen bewahren zu viele Informationen zu lange auf. Dies ergab eine neue Studie des weltweit tätigen Aktenarchivierungs- und Informationsmanagement-Spezialisten Iron Mountain [1]. Dies gilt auch für Deutschland: 46 Prozent der deutschen Unternehmen halten ihre Mitarbeiter dazu an, Mitarbeiter-, Kunden- und Finanzinformationen „für den Fall der Fälle“ aufzubewahren.

Europäische Vorschriften zur Datenaufbewahrung sind komplex, unterscheiden sich in den einzelnen Mitgliedstaaten teilweise erheblich und ändern sich häufig. Während beispielsweise unternehmensbezogene Daten und Unterlagen wie Bilanzen, Jahresabschlüsse oder Handelsbriefe durchschnittlich mindestens fünf bis 10Jahre lang aufzubewahren sind, müssen die Daten abgewiesener Bewerber möglicherweise schon nach einigen Monaten wieder gelöscht werden. Für Arbeitnehmerdaten gelten je nach Art der Daten ganz unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Spezielle Vorschriften gibt es für steuerrechtlich relevante Dokumente oder solche, die sich auf Betriebssicherheit oder Umweltschutz beziehen.

In der Fertigungsindustrie und Maschinenbaubranche gibt beispielsweise rund die Hälfte (45 Prozent) der befragten Unternehmen an, alles aufzubewahren. 10 Prozent der befragten Unternehmen räumen ein, keine unternehmensweite Aufbewahrungsstrategie zu verfolgen (siehe Tabelle). Im Finanzdienstleistungssektor bewahren 39 Prozent der Unternehmen alles auf und neun Prozent besitzen keine unternehmensweite Aufbewahrungsstrategie.

Iron Mountain und De Brauw Blackstone Westbroek haben einen Aufbewahrungsleitfaden veröffentlicht, der die Vorschriften zur Aktenaufbewahrung in den 15 wichtigsten europäischen Rechtsordnungen systematisch darstellt. So bietet er Unternehmen eine erste Hilfestellung bei der Einführung von Aufbewahrungsstrategien, die im Einklang mit den komplexen Compliance-Anforderungen stehen. Außerdem bietet der Leitfaden praktische Tipps zur Aktenaufbewahrung. Zugleich hilft der Aufbewahrungsleitfaden den Unternehmen dabei einzuschätzen, in Bezug auf welche Themen sie Rechtsberatung und Unterstützung durch einen Informationsmanagement-Dienstleister wie Iron Mountain benötigen.

„Informationen sind die Lebensader eines jeden Unternehmens. Sich nicht darum zu kümmern, könnte Unternehmen aus rechtlicher Perspektive große Kopfschmerzen bereiten. Insbesondere dann, wenn das Unternehmen europaweit operiert“, sagt Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer von Iron Mountain Deutschland. „Wir beziehen unsere Erfahrungen aus der Zusammenarbeit mit einigen großen, europaweit tätigen Unternehmen. Daraus haben wir einiges über die großen Herausforderungen gelernt, die Compliance für Unternehmen bedeutet. In Zeiten von Big-Data, eines kontinuierlich anwachsenden Kundenstammes und einer Geschäftswelt, in der Klagen auf der Tagesordnung stehen, ist eine belastbare Aufbewahrungsstrategie für Unternehmen jeder Größe unabdingbar. Dieser Leitfaden bietet praktische Hilfe für all jene Unternehmen, die dazu neigen, alles aufzubewahren.“

Dirk Uwer, Partner bei Hengeler Mueller, der deutschen Partnerkanzlei von De BrauwBlackstone Westbroek, die den Deutschland-Teil des Aufbewahrungsleitfadens erstellt hat, erläutert das Problem folgendermaßen:„Die komplexen Vorschriften zur Aktenaufbewahrung und die unterschiedlichen, sich immer wieder ändernden Anforderungen in den einzelnen Rechtsordnungen führen bei international tätigen Unternehmen zu erheblicher Unsicherheit bei der Rechtsanwendung. In der Regel hat dies zur Folge, dass Unternehmen mehr aufbewahren als nötig. Dies verursacht erhebliche Kosten für Serverkapazitäten, Lager und Archive. Zugleich kann die Missachtung von Höchstfristen zur Aufbewahrung bzw. Löschpflichten das Risiko von Bußgeldern sowie Beschwerden Betroffener mit sich bringen. Andererseits ist auch das Vernichten von Unterlagen und Löschen von Daten mit der Gefahr verbunden, gesetzliche Mindestfristen zur Aufbewahrung zu verletzen oder Informationen zu vernichten, die für Rechtsstreitigkeiten oder unternehmensinterne Untersuchungen noch benötigt werden. Wir raten international tätigen Unternehmen daher dazu, sich diesem wichtigen Compliance-Thema zu stellen und dabei Rechtsberatung und Unterstützung durch einen Informationsmanagement-Dienstleister in Anspruch zu nehmen.“

Der Aufbewahrungsleitfaden von Iron Mountain und de Brauw Blackstone Westbroek kann kostenlos unter folgendem Link heruntergeladen werden: http://www.ironmountain.de/Dokumentenaufbewahrung

[1] PwC Studie im Auftrag von Iron Mountain, 2013. PwC sprach mit 600 leitenden Angestellten in Großbritannien, Deutschland, Spanien, Frankreich, Ungarn und den Niederlanden.